Kaip pagerinti verslo susitikimų efektyvumą

Pradedantys verslininkai dažnai susiduria su daugybe iššūkių,kaip, pavyzdžiui, stiprios įmonės kūrimą, o vienas iš šios užduoties aspektų yra apsispręsti dėl organizuojamų verslo susitikimų.

Iš vienos pusės, norint bendradarbiauti susitikimai yra būtini, kita vertus, jie gali būti beprasmiai ir neduodantys naudos, todėl tai gali žymiai sumažinti našumą ir pajamas.

Atsižvelgiant į tai, jog susitikimai yra puiki terpė dalintis idėjomis, pateiksime 7 patarimus kaip pagerinti verslo susitikimų efektyvumą.

Apsvarstykite ar telefono skambutis gali pakeisti susitikimą

Verslininkai turėtų žinoti ar konkretus klausimo ar problemos aptarimas yra vertas susitikimo. Ar pakanka kontaktuoti el. paštu, ar užtenka tik skambučio? Ar šis klausimas yra labai svarbus šiuo metu? Šie ir panašūs klausimai turi būti atsakyti prieš organizuojant verslo susitikimą

Nustatykite paprastą darbotvarkę

Jeigu nusprendėte, jog susitikimas yra būtinas, paprastos darbotvarkės organizavimas gali tapti tvirtu pagrindu. Joje turėtų atsispindėti tik tie klausimai, kurie bus svarbiausi susitikimo metu. Su gerai suorganizuota darbotvarke, galėsite nustatyti/numatyti kuria linkme vystysis pokalbis ir kieno įnašas bus vertingiausias. Baigęs rašyti darbotvarkę, vadovas turėtų ją išsiųsti kiekvienam dalyviui kaip įmanoma greičiau.

Apribokite dalyvių skaičių

Vadovai dažniausiai nori į planuojamą susitikimą pakviesti kiekvieną darbuotoją. Ši tendencija ypatingai pasireiškia mažesnėse įmonėse. Tačiau tai gali greitai sutrikdyti susitikimo efektyvumą. Geriausias sprendimas – riboti dalyvių skaičių. Tyrimai rodo, kad idėjų plėtojimo srityje, maži susitikimai yra daug efektyvesni nei dideli, kuriuose dalyvauja visa komanda.

Nustatykite aiškų lyderį

Nors sprendimus priimantys asmenys yra labai svarbūs sėkmingam susitikimui, tačiau reikėtų paminėti ir tai, jog svarbu žinoti kas palaiko pokalbį. Jeigu daug žmonių vienu metu bando suorganizuoti susitikimą ar vienas iš atsakingų asmenų negali išlaikyti diskusijos, susitikimas gali labai greitai “nuplaukti”, o tai tam tikrais atvejais gali kainuoti daug. Atsižvelgiant į tai, vadovas privalo žinoti kokį vaidmenį kiekvienas darbuotojas atlieka.

Skatinkite iniciatyvumą

Bet kuriame susitikime, verslo lyderiams patartina skatinti darbuotojus rodyti iniciatyvą. Dažniausiai nebijantys reikšti savo nuomonės darbuotojai, taip pat lemia ir galutinį sprendimą, o taip yra dėl to, jog jie linkę išsakyti savo mintis. Prašydamas darbuotojų išreikšti savo nuoširdžią nuomonę, vadovas gali išprovokuoti vienas iš naudingiausių diskusijų susitikimo metu.

Persvarstykite savaitinius susitikimus

Norėdami sutaupyti laiką, vadovai turėtų apsvarstyti ar susitikimus bus verta planuoti kas savaitę pasikartojančia tvarka. Verta įvertinti tai, jog susitikimai ne visuomet yra būtini, nes keletas pasikartojančių savaitinių susitikimų gali išprovokuoti iš esmės tik beprasmiškas diskusijas.

Nustatykite konkrečią dieną be susitikimų

Norint sumažinti susitikimų dažnumą, vadovai turėtų visiškai neorganizuoti susitikimų tam tikromis dienomis, kaip pavyzdžiui, įmonė gali nuspręsti pirmadienius palikti laisvus, kad darbuotojai sugrįžę po savaitgalio galėtų ramiai susidėlioti savaitės darbų planą.